Sous-thème 2 : Atelier de renforcement des capacités des acteurs culturels

La bonne gestion des événements culturels désormais un acquis

Dans le cadre de l’atelier de renforcement des capacités des acteurs culturels, initié par l’Association Nationale des acteurs culturels (Anac)en partenariat avec la Fédération nationale de théâtre (Fénat), les acteurs culturels retenus à l'issue de l'appel à candidature ont été outillés. Si la première journée de formation s'était déroulée autour de la thématique : gestion  des conflits interpersonnels, le sous-thème 2 a pris en compte la gestion des événements culturels. Ce samedi 03 novembre donc Pascal Wanou, Président de la Fénat a donné aux participants tout ce qu’il faut pour réussir un événement culturel. C’était dans les locaux de l’hôtel DK de Ouidah. 

Cet atelier de renforcement des capacités rendu possible grâce à l'appui financier du Fonds des Arts et de la Culture et salué par les acteurs culturels qui y ont pris part, était comme attendu. Vue son impact et la pertinence des thématiques abordés, ce sont les participants eux-mêmes qui ont émis le vœu que cet atelier soit étendu à un plus grand nombre d'acteurs culturels. Il faut dire que le secteur culturel béninois est sujet à des maux qui ne favorisent pas son réel décollage. Raisons pour lesquelles, il fallait ce rendez-vous de partage et d’approfondissement des connaissances de ceux qui interviennent dans ce secteur. 

Le vendredi 02 novembre déjà, il a été question de la gestion des conflits qui naissent entre acteurs culturels, entre des groupes et associations d'acteurs culturels ou même les conflits personnels qui tiraillent l’individu en son fort intérieur. Toutes choses qui ne favorisent pas une atmosphère de paix et de travail dans la dynamique d’évolution collective et individuelle. Et si les acteurs culturels sont aguerris pour gérer ces conflits, il était aussi de bon ton de leurs donner des acquis pour pouvoir bien gérer les événements culturels. C'est donc le sous-thème 2 qui a élucidé cette question, avec la dextérité d'un connaisseur en la matière, Pascal Wanou qui compte des années d'expériences dans ce domaine. Il convient ici de rappeler que l’atelier de renforcement des capacités avait pour thème : ‘’Organisations Culturelles : Gestion des Conflits Interpersonnels et des Événements Culturels’’.

Le samedi 03 novembre le second jour de formation, Pascal Wanou abordant le sous-thème 2 a donné toutes les clefs nécessaires aux acteurs culturels pour la bonne gestion des événements culturels. De la gestation de l'idée à sa concrétisation et à l’après concrétisation, tout a été dit. Pour la réussite d'un projet culturel donc, il faut après le rêve, c’est-à-dire la naissance de l'idée, le coucher sur papier en tenant compte de trois éléments essentiels. Il s'agit, des objectifs, le quoi ? ce que renferme l'idée. Les finalités qui prennent en compte le pourquoi ? ce qui justifie le projet et la planification, le quand ? qui situe le projet dans le temps, la périodicité. Et ici, il faut tenir compte des intempéries pour le choix des dates. Tout ceci fait, il faut maintenant faire l’État des lieux. Savoir avec qui tenir l’événement, les acteurs, avec quoi, c’est-à-dire les moyens et combien il faut, donc le budget. 

Le formateur après avoir donne ces premières clefs a parlé de la formalisation du projet, ce qui englobe l’élaboration du budget qui est un point très sensible dans la bonne gestion des événements culturels. Un budget prévisionnel étant évolutif et à caractère aléatoire, il faut être très rigoureux dans son élaboration et son exécution. Il faut donc avoir des repères et des indicateurs, bien se renseigner par rapport aux prix sur le marché avant pour ne pas connaitre des problèmes après et ou des gaps. Il faut lister les charges, les recettes, les subventions et ne jamais oublier de signer des contrats écrits avec les prestataires de service sur l’événement. Le s'organiser pour organiser qui permet de constituer l'équipe de travail. Qu’est-ce qu’il y a à faire ? Qui fait quoi ? Et comment ?. Après cette étape, il faut maintenant communiquer sur l’événement. 

L'autre point capital et très sensible est la communication sur l’événement auprès des médias et du public. Pascal Wanou, Président de la Fénat, rappelle que ce point est tellement important qu'il prend en compte 20 à 30% du budget global. Surveillé de près par les financiers le coût de la communication doit être minutieusement élaboré. Aussi pour la réussite de l’événement, il recommande de faire appel aux spécialistes de la communication, c’est-à-dire les Agences de communication, qui vous proposent le plan de communication et gèrent la couverture médiatique de l’événement. Et si à cette étape tout est bien huilé, l’événement se met en route tout à la satisfaction de tout le monde. Il est revenu sur les imprévus qui tournent autour de 5% du budget global et qui est même une exigence dans l’organisation des événements culturels. C'est déjà l’étape qu’il a appelée ‘’Réaliser l’événement''. Le dernier point était l’évaluation et le compte rendu. Ici il s'agit de faire le bilan moral qui évoque le déroulement de l'événement et les difficultés de tous ordres, le bilan financier qui doit être confronté au budget prévisionnel point par point. Si l’événement est fini avec une ardoise, expliquer pourquoi et dire comment faire pour l'éviter une prochaine fois. Tout ceci est à soumettre aux partenaires administratifs, financiers. 

Pour finir sa communication, le formateur est revenu sur un point qui souvent échappe à beaucoup d'organisateurs d’événements. Il s’agit du point Remerciements, qui est très important. Il doit être surtout fait par courrier aux partenaires et par d'autres moyens que chacun pourrait choisir en direction du public. 

Patrick Hervé YOBODE